Správa osobních údajů v programu POHODA

Pro správu osobních údajů v programu POHODA je nejvhodnější agenda Adresář. Jelikož právě do ní se už v základu ukládají veškeré kontaktní a fakturační údaje zákazníků či dodavatelů, je ideální, když se na stejném místě bude spravovat i vše potřebné dle nařízení GDPR.

Konkrétně odkdy, dokdy a proč jsou údaje v evidenci, jak se účel jejich zpracování časem měnil nebo třeba kdo s údaji pracuje.

Funkčnost pro GDPR je potřeba nejprve aktivovat v agendě Globální natavení/GDPR zatržením volby Povolit GDPR.

V agendě Adresář se zpřístupní záložka GDPR, na které si jednoduše vybereme účel zpracování údaje ve sloupci Název, podle kterého POHODA automaticky doplní popis důvodu, a potřebná data zpracování údaje. POHODA důvody zpracování sama nabídne, do seznamu si ale můžeme přidat i vlastní.

Ze záložky GDPR v agendě Adresář můžeme také zjistit, kdy naposled jsme danou adresu použili na předprodejních, prodejních a poprodejních dokladech. Přičemž:

• Předprodejní doklady – Přijaté nabídky, Vydané nabídky, Vydané poptávky;
• Prodejní doklady – Banka, Pokladna, Interní doklady, Přijaté objednávky, Vydané objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní závazky, Prodejky;
• Poprodejní doklady – Reklamace, Servis.

Obr.: Záložka GDPR v agendě Adresář

Vyhledání, úprava a vymazání osobních údajů

Každý subjekt má podle nařízení GDPR právo požádat o opravu nebo vymazání údajů, které o něm evidujeme.

Nabídka Záznam/GDPR agendy Adresář navíc nabízí tipy pro hromadné vyplnění záložky GDPR u více adres najednou (povel Hromadně přidat důvod zpracování) a pro výběr adres s aktuálně platným souhlasem či účelem nebo naopak s končícím souhlasem k určitému datu (povel Vyhledat záznamy). Možností vyhledávání adres podle právních důvodů zpracování je hned několik, POHODA rozlišuje:

1. Platné důvody;
2. Důvody s končící platností;
3. Expirované důvody;
4. Adresy bez důvodu zpracování.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů

Podle zvolené možnosti se na druhé straně průvodce zobrazí rozšířené volby pro vyhledávání. V případě bodu 1–3 lze vyhledat:

• Všechny důvody – POHODA vybere adresy, u kterých je zadaný alespoň jeden právní důvod, a zároveň jsou všechny zadané důvody platné.
• Jakýkoliv důvod – POHODA vyhledá adresy, u kterých existuje alespoň jeden právní důvod, který je zároveň platný.
• Některý z vybraných – POHODA umožní v dalším poli pomocí výklopného seznamu vybrat konkrétní právní důvody. Následně vyhledá adresy, u kterých je alespoň jeden z těchto vybraných důvodů platný.
• Všechny vybrané – tato možnost je podobná jako u předchozí volby, tentokrát však musí být u záznamu všechny vybrané důvody vyplněné a všechny musí být platné.

Rozdíl mezi volbami Všechny a Všechny vybrané spočívá mimo jiné v tom, že volba Všechny zohledňuje pouze důvody u adresy skutečně zadané. Oproti tomu při volbě Všechny vybrané se požaduje, aby adresa skutečně obsahovala všechny vybrané důvody, jinak do filtru nevstoupí.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů s končící platností

Pouze v případě hledání expirovaných adres je k dispozici volba Včetně adres bez vyplněného důvodu. Pokud tedy u adresy není vyplněný důvod, bere se adresa pro účely hledání stejně, jako by byl důvod expirovaný.

V případě poslední možnosti, tedy adres bez důvodu zpracování, lze vyhledat:

• Žádný důvod – POHODA vybere adresy, u kterých není zadaný žádný důvod zpracování.
• Některý z vybraných důvodů – POHODA vyhledá adresy, u kterých chybí alespoň jeden z vybraných důvodů.
• Žádný z vybraných důvodů – POHODA vyhledá adresy, u kterých není ani jeden z vybraných důvodů.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů – Bez důvodu zpracování

Ve všech možnostech vyhledávání (1–4) je pak možné volitelně zahrnout také důvody vyplývající z vystavených dokladů – předprodejních, prodejních a poprodejních.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů – Platné

POHODA umožňuje také konkrétní adresu označit příznakem Omezení zpracování, který zajistí, aby adresa nebyla pro uživatele programu viditelná, a znepřístupní ji tak pro další použití. Jde o umožnění realizace práva subjektu na omezení zpracování dle článku 18 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Obr.: Omezení zpracování

Všechny adresy, které mají přiřazený příznak Omezení zpracování, se dají zobrazit pouhým kliknutím pravého tlačítka myši na stavový řádek v části, kde se volí rozsah zobrazení záznamů, a zvolením možnosti Omezení zpracování.

Obr.: Vygenerování adres s příznakem Omezení zpracování

POHODA tedy dokáže reagovat na požadavky subjektů údajů a:

• vymaže jejich údaje ze systému;
• poskytne veškerá zpracovávaná osobní data ve strukturované, strojově čitelné formě;
• vyhoví přání subjektů údajů, aby se jejich údaje nadále nevyužívaly k marketingovým účelům;
• odpoví na otázky, jaká data se o subjektech údajů uchovávají a k jakým účelům.

Související článek:
GDPR v programu POHODA